J.O. Numéro 302 du 30 Décembre 1999 page 19765

Textes généraux
Ministère de l'emploi et de la solidarité



Circulaire du 22 décembre 1999 relative aux relations de l'Etat avec les associations dans les départements

NOR : MESC9923963C


Paris, le 22 décembre 1999.


La ministre de l'emploi et de la solidarité,
Le ministre de l'intérieur,
Le ministre de l'économie, des finances et de l'industrie,
La ministre de la culture et de la communication,
La ministre de l'aménagement du territoire et de l'environnement,
La ministre de la jeunesse et des sports et
Le ministre délégué à la ville

à

Messieurs les préfets de région et
Mesdames et Messieurs les préfets de département


Le Premier ministre a fixé les orientations de la politique gouvernementale en faveur du développement de la vie associative dans la circulaire du 14 septembre 1998. Dans son discours de clôture des assises le 21 février 1999, il a défini des axes de travail dans la perspective d'un renforcement du rôle et de la mission des associations dans la vie sociale, économique, culturelle ou sportive de notre pays.

Ces orientations nécessitent que les services déconcentrés de l'Etat placés sous votre autorité fassent évoluer leurs relations avec les associations afin d'en améliorer la clarification et la simplification.

Le comité interministériel des villes du 2 décembre 1998 a déjà pris des mesures en ce sens au titre de la politique de la ville. La circulaire du 9 septembre 1999 relative au rôle des associations dans la politique de la ville a confirmé l'importance du partenariat entre l'Etat et les associations dans la perspective des futurs contrats de ville 2000-2006.

La présente circulaire a pour objet de préciser les modalités de mise en oeuvre de cette clarification et de cette simplification. Quatre actions prioritaires doivent être ainsi menées sous votre autorité directe dans le secteur associatif départemental, en prenant en compte les évolutions liées aux lois de décentralisation pour le rôle des collectivités territoriales en direction des associations :
1. La première vise à redéfinir et renforcer la mission du délégué départemental à la vie associative.
2. La seconde vise à l'élaboration d'un état départemental des lieux d'information, d'accueil et d'appui aux associations.
3. La troisième consiste à mettre en place une mission d'accueil et d'information des associations.
4. La quatrième porte sur l'information et la consultation des associations.


1. Coordination du dispositif d'accueil et d'information par le délégué départemental à la vie associative

Le délégué que vous nommerez ou que vous confirmerez dans ses fonctions (les caractéristiques du profil de ce poste sont définies dans l'annexe I) devra disposer du temps nécessaire à l'accomplissement de sa mission, de la motivation et des compétences requises. Il sera placé sous votre autorité directe.

La lettre de mission que vous lui adresserez définira sa fonction et ses objectifs de travail dans le prolongement des assises en cohérence avec les missions définies en annexe I. Elle confirmera, en particulier, le rôle interministériel de sa mission. En ce sens, il s'appuiera sur des correspondants associatifs désignés par chacun des chefs des services déconcentrés.

Le collège des chefs de service sera régulièrement saisi des questions associatives du département, celles-ci étant présentées par le DDVA.

La première tâche que vous lui confierez sera de réaliser l'état des lieux mentionné ci-après au point 2.


2. Elaboration d'un état départemental des lieux d'information, d'accueil et d'appui des associations

Le mode d'organisation de l'Etat dans ses relations avec le monde associatif doit tenir compte de la spécificité des acteurs déjà impliqués dans l'information et l'accueil des associations et de celle des territoires.

Ceci doit conduire à l'élaboration par vos soins d'un état des lieux d'information, d'accueil et d'appui des associations dans votre département. Cet état des lieux distinguera clairement :
- les lieux-ressources dépendant des services de l'Etat, et notamment les pôles associatifs tels que définis par le comité interministériel des villes du 2 décembre 1998 ;
- ceux dépendant des collectivités territoriales ou d'autres services publics ;
- ceux relevant du secteur associatif, et en particulier des fédérations associatives.
Parmi ces lieux, vous ferez apparaître ceux qui bénéficient d'une habilitation " Point d'appui " du groupement d'intérêt public - Réseau information gestion (GIP-RIG).

Pour ce faire, vous demanderez à chacun des chefs de service déconcentré d'identifier avec précision, pour ce qui le concerne, les lieux d'information et d'accueil existants, ainsi que leur rôle et leurs moyens.

S'agissant des lieux relevant du secteur associatif, outre l'expertise qui en sera faite par les services déconcentrés, vous consulterez les responsables associatifs du département.

Vous intégrerez dans l'état des lieux ceux qui concourent à l'information sur les dispositifs pertinents mis en oeuvre par l'Union européenne et auxquels les associations pourraient accéder.

Enfin, vous veillerez à prendre en compte dans ce recensement l'ensemble des lieux-ressources du département, qu'ils soient situés en zone urbaine ou en zone rurale, en identifiant en particulier les assistants à la vie associative mis en place dans le cadre du programme Nouveaux services - emplois-jeunes par des communes et des établissements publics.

Une méthodologie appropriée sera transmise au délégué départemental à la vie associative (DDVA) pour le guider dans ce recensement, qui, selon son état d'avancement dans votre département, pourra comporter deux phases : un premier repérage suivi d'un recensement approfondi accompagné d'une grille d'analyse des forces et faiblesses du dispositif.

Cet état sera soumis au collège des chefs de service et adressé au délégué interministériel à l'innovation sociale et à l'économie sociale (DIES) avant le 31 mars 2000.

A partir de cet état et en liaison avec les principaux ministères concernés, un guide de l'ensemble des lieux au service des associations dans votre département sera établi. Outre la version papier, la parution du guide sur site internet qui permet une mise à jour rapide des informations sera recherchée.


3. Mise en place d'un dispositif d'accueil et d'information des associations

Pour permettre aux associations d'identifier clairement les structures d'accueil et d'information des services de l'Etat dans le département ainsi que pour simplifier leurs relations avec ces services et conformément aux instructions du Premier ministre, le délégué départemental à la vie associative (DDVA) devra mettre en place une mission d'accueil et d'information des associations (cf. annexe II).

Cette mise en place devra intégrer les enseignements que vous aurez tirés de l'état départemental des lieux. Elle veillera à ce que le dispositif soit adapté aux besoins d'information et d'accueil des associations.

La mission, qui ne saurait se traduire par l'utilisation des seuls moyens du bureau des associations de la préfecture, sera constituée, en liaison avec le sous-préfet ville qui pilote dans les départements concernés le pôle associatif, d'un réseau de lieux-ressources pour les associations au sein des services de l'Etat dans le département et devra en particulier assurer :
- la coordination des fonctions d'accueil au sein des services de l'Etat ;
- la diffusion des informations nécessaires aux associations ;
- le suivi de la formation des agents appelés à travailler avec le secteur associatif ;
- et la liaison avec les responsables associatifs et les collectivités territoriales.

La mission établira un programme de travail pluriannuel prévoyant l'édition d'outils d'information, des campagnes de sensibilisation, des actions de veille et d'information. Elle aura le souci constant de simplifier les relations entre l'administration et les associations.

L'ensemble de ce dispositif aura vocation à s'intégrer dans le projet territorial de l'Etat.

Sur la base de l'état départemental des lieux, la mission d'accueil et d'information des associations animée par le délégué départemental à la vie associative établira des partenariats pertinents avec les autres acteurs impliqués dans l'accueil, l'information et l'appui aux associations :
- les fédérations associatives ;
- les collectivités locales ;
- les points d'appui du groupement d'intérêt public - Réseau information gestion dans lesquels siègent les ministères les plus concernés par la vie associative.


4. Information et consultation des associations

Vous veillerez à ce qu'un suivi des forums départementaux et des assises nationales de la vie associative soit assuré auprès des responsables associatifs du département. Vous vous attacherez, conformément au souhait du Premier ministre, à :
a) Informer les participants aux forums départementaux des suites que le Gouvernement a données aux assises nationales. Pour cela, vous pourrez utiliser les actes des assises et la synthèse des forums départementaux établis par la DIES ;
b) Consulter les responsables associatifs du département sur le dispositif d'accueil et d'information des associations que vous envisagerez de mettre en place dans le département.
Les préfets de région veilleront à une bonne coordination de ces dispositifs départementaux à l'échelon régional en s'appuyant sur les correspondants régionaux de la délégation interministérielle à l'innovation sociale et à l'économie sociale.

Dans le cadre de ses missions interministérielles relatives à la vie associative rappelées par la circulaire du Premier ministre du 14 septembre 1998 et en liaison étroite avec le ministère de l'intérieur, le ministère de la jeunesse et des sports et le ministère de la ville, la délégation interministérielle à l'innovation sociale et à l'économie sociale assurera la coordination nationale des DDVA.

La mise en oeuvre de l'ensemble de ces mesures, dont certaines sont peut-être déjà en place dans votre département, doit être menée de manière souple, lisible et coordonnée. Ces mesures ont clairement pour but de simplifier les relations entre le secteur associatif et les services de l'Etat dans le département et non de rendre plus lourdes et plus complexes les procédures existantes.

A N N E X E I

LES MISSIONS DU DELEGUE DEPARTEMENTAL A LA VIE ASSOCIATIVE (DDVA)


1. Contexte

Par l'organisation de forums départementaux et des assises nationales de la vie associative les 20 et 21 février 1999, le Gouvernement a entendu marquer son intérêt pour une prise en compte et une valorisation du fait associatif dans notre pays. Ces manifestations ont permis l'expression départementale des demandes du monde associatif. Elles concernent notamment la reconnaissance de leur action par l'Etat, ce qui suppose en particulier un interlocuteur proche et capable de coordonner, clarifier et simplifier les relations entre l'Etat et les associations.


2. La place du DDVA au sein de l'administration territoriale de l'Etat

Le choix pour la désignation du délégué se portera sur un agent de catégorie A ayant acquis à travers les fonctions qu'il a exercées une bonne connaissance du monde associatif.

Placé auprès du préfet, avec statut de chargé de mission interservices, le délégué à la vie associative rendra compte au collège des chefs de service de son action. Son action sera coordonnée avec celle des autres délégués départementaux à la vie associative par la délégation interministérielle à l'innovation sociale et à l'économie sociale en liaison avec les ministères de l'intérieur et de la jeunesse et des sports. Le bilan des efforts déployés en faveur de la vie associative sera présenté et discuté en commission départementale d'amélioration et de modernisation des services publics.

Le délégué départemental devra disposer du temps nécessaire à l'exercice de sa mission.


3. La fonction du DDVA

La fonction de délégué départemental à la vie associative s'inscrit dans le prolongement des orientations du Premier ministre formulées dans sa circulaire du 14 septembre 1998 et son discours lors des assises :
- coordonner au plan départemental les services déconcentrés de l'Etat afin d'assurer une meilleure information des associations, une simplification des procédures, une clarification des relations. La fonction de délégué départemental à la vie associative revêt une dimension interministérielle ;
- animer le développement de la vie associative, départemental et local, autour de projets associatifs diversifiés, en facilitant l'engagement bénévole et la prise de responsabilité civique (en particulier des femmes et des jeunes), aussi bien que la professionnalisation et le développement des compétences associatives, et pour cela mobiliser et dynamiser les politiques publiques, notamment contractuelles, et les financements publics (contrats de plan Etat-région) ;
- être un interlocuteur des responsables associatifs au plan départemental afin de faciliter la concertation, la consultation, et développer des relations partenariales transparentes et évaluées entre l'Etat et le monde associatif.


4. Les missions du DDVA

Le délégué départemental à la vie associative assurera :
a) Le pilotage et la coordination de la mission d'accueil et d'information des associations.
Dans ce cadre, il supervisera :
- la réalisation d'un état des lieux-ressources d'aide à la vie associative, en commençant par le repérage des correspondants à la vie associative dans les services déconcentrés de l'Etat ;
- l'édition d'un répertoire de ces lieux-ressources. Pour cette réalisation, il pourra s'inspirer des répertoires déjà existants et des démarches mises en oeuvre dans d'autres départements ;
- la création, la négociation et le suivi d'une convention d'objectifs avec les points d'appui du GIP-RIG dans le département ;
- la diffusion et le recueil des avis des services de l'Etat lors des procédures d'habilitation et de renouvellement d'habilitation d'un Point d'appui du GIP-RIG ;
- le maillage territorial de la mission d'accueil et d'information à l'échelle des quartiers et des pays. Il encouragera le développement et la professionnalisation des lieux d'accueil et d'information en liaison avec les collectivités locales ou les associations, qui en sont maîtres d'ouvrage ;
- les possibilités d'utiliser les nouvelles technologies de l'information pour la diffusion de l'information et la mise en oeuvre de services aux associations ;

b) L'animation et le secrétariat du groupe de concertation et de consultation des associations sur la politique d'aide à la vie associative. Cette instance de projet agira dans le but de donner des suites concrètes aux demandes exprimées lors des rencontres du forum départemental des assises nationales de la vie associative.

Il suscitera la création de réseaux de compétences, en particulier dans le domaine de l'accès aux fonds européens, de la formation des bénévoles, des initiatives à prendre pour rapprocher les jeunes des associations ;

c) L'organisation de la fonction d'observatoire et de veille de la vie associative.
Dans ce cadre, il établira la synthèse des aides financières accordées par les services de l'Etat dans le département (les collectivités locales ont obligation de rendre disponible l'information sur le financement des associations. L'Etat doit pouvoir faire de même) ;

d) Une fonction de liaison et de coordination entre les services de l'Etat et les collectivités locales (conseil général, villes, EPCI).

Un rapport départemental annuel sur le développement de la vie associative sera établi une fois par an sur la base d'une grille de bilan réalisé par la délégation interministérielle à l'innovation sociale et à l'économie sociale.


5. L'information des DDVA

Les délégués départementaux seront tenus régulièrement informés des principales mesures nationales envisagées en direction des associations. Ils seront destinataires des informations de la délégation interministérielle à l'innovation sociale et à l'économie sociale, de celles de la direction de la jeunesse et de l'éducation populaire du ministère de la jeunesse et des sports, des informations émanant du GIP-RIG (mallette associative).

Des rencontres interdépartementales entre les délégués départementaux à la vie associative pourront être organisées pour permettre un échange de bonnes pratiques, que ce soit à l'échelle régionale en lien avec le correspondant régional de la délégation interministérielle à l'innovation sociale et à l'économie sociale, ou à l'échelle interrégionale.

Les délégués départementaux à la vie associative seront réunis au plan national au moins une fois par an. Ils pourront bénéficier de séminaires de formation sur des questions clefs relatives à la vie associative (fiscalité, Europe,...).

Les délégués départementaux à la vie associative tiendront régulièrement informée la délégation interministérielle à l'innovation sociale et à l'économie sociale des initiatives prises ou des difficultés rencontrées.




A N N E X E I I

SCHEMA D'ORGANISATION DE LA MISSION DEPARTEMENTALE D'ACCUEIL ET D'INFORMATION DES ASSOCIATIONS


" Pour que les associations accèdent plus facilement à l'information qui les concerne, le Gouvernement entend que les préfets, dans chaque département, organisent une mission d'accueil et d'information des associations dont les modalités seront précisées avec vous. Interlocutrice clairement identifiée, cette mission simplifiera les relations des associations avec les administrations. " Discours de M. Lionel Jospin, Premier ministre, en clôture des assises nationales de la vie associative, le 21 février 1999.

La volonté exprimée par le Gouvernement de mettre en place, dans chaque département, une mission d'accueil et d'information des associations (MAIA) s'intègre dans le cadre plus général du dispositif décrit par la circulaire du Premier ministre du 3 juin 1998 relative à la préparation des programmes pluriannuels de modernisation des administrations (JO du 9 juin 1998, p. 8703 à 8705), notamment dans ses chapitres IV (Modernisation des outils et méthodes de la gestion publique) et V (Développement des nouvelles technologies de l'information et de la communication).


1. Objectifs

Cette mise en place doit répondre à un certain nombre d'objectifs en direction du monde associatif :
- améliorer le fonctionnement des services de proximité d'accueil et d'information des associations ;
- simplifier, chaque fois que ceci est possible, les procédures d'aides aux associations, en se référant en ce domaine à la circulaire interministérielle du 15 février 1999 relative à la gestion déconcentrée en 1999 des crédits du ministère de la ville ;
- améliorer la circulation des flux d'informations, d'une part, au sein des services déconcentrés de l'Etat et, d'autre part, avec leurs principaux partenaires ;
- mieux informer et mieux conseiller (conseil de premier niveau et conseil spécialisé) ;
- mettre à disposition des usagers un certain nombre d'outils techniques (annuaires, guides, base de données juridiques, mise à disposition d'un site internet...).


2. Lieux-ressources

La mission départementale d'accueil et d'information des associations doit être le centre d'un réseau de lieux-ressources à la disposition de l'ensemble des partenaires intervenant dans le cadre de la vie associative. Elle établira avec ces lieux-ressources les partenariats qui lui paraîtront pertinents.

Le maillage du territoire du département doit viser, toutes les fois que c'est possible, le service de proximité à disposition des usagers.


3. Compétences

La mission a vocation à animer le réseau interministériel chargé de l'accueil et de l'information des associations dans le département :
- conseil du préfet en matière de vie associative ;
- centralisation et diffusion des informations relatives à la vie associative (à terme dans le cadre d'un SIT système d'information territorial) ;
- coordination de l'ensemble du réseau, notamment par l'élaboration d'une charte départementale d'accueil et d'information des associations ;
- liaison avec les responsables associatifs du département ;
- liaison avec les collectivités territoriales ;
- mise en place de formations communes en direction des agents des services de l'Etat qui travaillent directement avec le secteur associatif.


4. Composition de la mission départementale d'accueil et d'information des associations

La mission départementale d'accueil et d'information des associations est composée des correspondants associatifs des services de l'Etat. Elle travaille en étroite coopération avec les Points d'appui du Réseau information gestion, sous la responsabilité du délégué départemental à la vie associative (DDVA).